Portal:Archivwesen

Unterlagen haben einen Lebenszyklus. Sie entstehen, werden benutzt, abgelegt, aufbewahrt und landen zuletzt im Staatsarchiv oder im Schredder.

• Das Records Lifecycle Konzept unterscheidet verschiedene Abschnitte - ähnlich den Phasen eines biologischen Organismus' - mit Geburt, Leben und Tod und mit einer klaren Abtrennung voneinander. So wird klar unterschieden zwischen 'lebendigen' Unterlagen in der Verwaltung welche bei der Übergabe ins Archiv zu 'totem' Archivgut werden.

• Mit Dokumentlebenszyklusmanagement wird die Bearbeitung von Unterlagen während des vollständigen Lebenszyklus von Unterlagen bezeichnet

• Beim Konzept des Records continuum wird nicht zwischen in sich abgeschlossenen Phasen unterschieden, sondern die Unterlagen während der ganzen Lebenszeit ganzheitlich behandelt. Dem Übergang ins Archiv wird keine grosse Bedeutung mehr zugeordnet, sie leben im Archiv weiter. Der Zeitfaktor verliert an Bedeutung.

• Beim Konzept des Information Lifecycle Management handelt es sich um Strategien, Methoden und Anwendungen, bei welchen Unterlagen aufgrund des sich ändernden Wertes der Informationen und deren Nutzung im Verlauf der Zeit auf dem jeweils kostengünstigsten Speichermedium bereitgestellt, erschlossen und sicher aufbewahrt werden.

Records Lifecycle	Unterkategorien	Artikel
Erstellung (Creation)	Unterlagen	Akte - Film - Bild - Papier - Tondokument - Datei - Datenträger - Dossier
	Aktenbildner	Behörde - Unternehmen - Sachbearbeiter - Privat - Institution
Nutzung (Distribution/Use)		Registratur (Akten) - Dezentrale Aktenführung
Verzeichnen und Sichern (Storage/Maintenance)		Aktenzeichen - Aktenplan - Kartei - Liste - Datenbank
Aufbewahren oder Vernichten (Retention/Disposition)	Bewertung	Bewertungsprotokoll (Archiv) - Ablieferungsverzeichnis
	Aufbewahren	Nachvollziehbarkeit - Evidenzwert - Compliance
	Vernichtung	Kassation - Aufbewahrungsfrist
Archivierung (Archival Preservation)		Archivbau - Archivsoftware - Archivgut - Depositum

Die archivalischen Quellen lassen sich auf verschiedene Weisen unterteilen:

• Formal gesehen handelt es sich um: elektronische Unterlagen, physische Unterlagen und als Mischform hybride Unterlagen

• Eine genauere inhaltliche Unterscheidung:
  • Schriftliche Quellen wie Urkunden, Amtsbücher, Akten (Einzelfallakte - Parallelakte - Sachakte - Sammelakte - Serienakte - Behördenakte - Verwaltungsakte), Briefe, Selbstzeugnisse
  • Karten und Pläne
  • audiovisuelle Medien, Massenmedien

• Dem Entstehungszusammenhang folgend handelt es sich um:
  • Archivgut im engeren Sinn, je nach Trägerorganisation
  • Sammlungen
  • Nachlässe
  • Archivische Dokumentation

Archive stellen den Stoff bereit, mit welchem ein einigermassen rationaler Umgang mit der Vergangenheit gepflegt werden kann. Nur wer seine Vergangenheit kennt, mit ihr annähernd im Reinen ist, kann in der Gegenwart einigermassen souverän handeln.

Zu einer Demokratie gehört, dass staatliches Handeln nachvollzogen werden kann. Dies ist nur möglich, wenn die Unterlagen, in denen sich das staatliche Handeln widerspiegelt, greifbar bleiben, das heisst aufbewahrt, erschlossen und zugänglich gemacht werden. Insofern bilden Archive ein Element der Demokratie und des Rechtsstaates.

• Gesetzliche Grundlagen: Archivrecht - Archivrecht (Schweiz) - Archivgesetz - Informationsfreiheitsgesetz - Öffentlichkeitsgesetz - Transparenz (Politik) - Verwaltungstransparenz

• Nutzung: Akteneinsicht - Akteneinsicht (Schweiz) - Datenschutz - Sperrfrist (Archivwesen) - Urheberrecht

• Erinnern: Genealogie

Wenn die IT-Welt von 'Archivierung' spricht, hat sie einen Zeitraum von vielleicht 10 Jahren im Auge. Archivare und Archivarinnen haben den Anspruch, digitale Unterlagen über einen ganz anderen Zeitraum - im Extremfall die Ewigkeit - für die Nachwelt in einer lesbaren, verständlichen, authentischen und nachvollziehbaren Art festzuhalten.

• Übersicht: Elektronische Archivierung, Langzeitarchivierung
• Voraussetzung: Records Management, ISO 15489, MoReq, GEVER, DOMEA-Konzept, ELAK
• Konzepte: OAIS, Migration, Emulation
• Beschreibung: Metadaten, Dublin Core, EAD, ISO 23081, MARC, METS (Metadata Encoding & Transmission Standard)
• Formate: Dateiformat, Dokumentenformat, Archivierungsformat, PDF/A, TIFF, TXT, WAV, XML

Die Archivlandschaft ist sehr heterogen und unübersichtlich. Die Suche nach dem Aufbewahrungsort von Unterlagen zu einer bestimmten Fragestellung erfordert unterschiedliche Vorgehensweisen.

• Die Archivsparten fassen die Archive nach ihren Typen zusammen. Man orientiert sich dabei überwiegend nach den Rechtsträgern der Archive.
  Folgende Artikel gehen detaillierter auf einzelne Sparten ein: Adelsarchiv - Präsidentenbibliothek - Staatsarchiv - Universitätsarchiv - Verwaltungsarchiv
  bzw. auf Archive aus einzelnen Sparten: Liste staatlicher Archive
• Archivtypen nach inhaltlichen bzw. thematischen Kriterien sind z.B.: Filmarchiv - Internet Archiv / Webarchiv / Web-Archivierung - Literaturarchiv
• Archivportale ordnen die Archive meistens nach geographischen Kriterien und bieten zudem die die Möglichkeit, in den Beständen mehrerer Archive gleichzeitig zu recherchieren.
• Einzelne Archive mit Artikeln findet man in der Kategorie:Archiv, umfangreichere Adresslisten findet man über nationale Adressverzeichnisse: Deutschland, Schweiz, Österreich, Europa, international
• Anlaufstellen sind auch Fachverbände wie Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare, Verband deutscher Archivarinnen und Archivare

Wikipedia bietet weitere Möglichkeiten, Artikel zu finden:

• Die Kategorie Archivwesen enthält allgemeine Artikel zu Archivthemen sowie Unterkategorien (z.B. die Kategorie Archiv, die einzelne, konkrete Archive auflistet)

• Verwandte wikipedia-Portale
  • Portal:Bibliothek, Information, Dokumentation
  • Portal:Wissen, Information, Kommunikation und Medien
  • Einen Einstieg über räumliche Zugänge (historische Räume, virtuelle Räume, aktuelle Räume...) oder zeitliche Zugänge (Epochen...) bietet das Portal:Geschichte

• Andere Wikimedia-Projekte
  • Artikel zum Archivwesen bei wikisource