Dokumentti

Wikipedia

Kuva 1. Vanha sumerilainen dokumentti: sopimus talon myynnistä noin vuodelta 2600 eaa.

Dokumentti on perinteisenä yleiskielen terminä synonyymi käsitteille asiakirja, todistuskappale ^[1].

Dokumenteilla on yleensä seuraavia ominaisuuksia^[2]:

• Perinteisesti dokumentilla voidaan viitata kirjoitettuun tai tulostettuun paperiin tms. artefaktiin, joka tuo esiin todistusvoimaista informaatiota, kuten passi, lasku, kuitti, ajokortti, sopimus jne.
• Laajemmin käsitettynä dokumentti-sanalla voidaan viitata mihin tahansa kirjalliseen tuotokseen, kuten kirjaan, artikkeliin, kirjeeseen, tms. artefaktiin, jolla on jotakin informatiivista arvoa.
• Yleensä dokumentti on tarkoitettu ihmisen aistittavaksi jossain asiayhteydessä, se on tallennettu jollakin tallennusvälineellä, sitä voidaan havainnoida yhä uudelleen ja sitä voidaan käsitellä yhtenä kokonaisuutena.
• Dokumentti sisältää aina informaatiota, joka voidaan esittää yhdellä tai useammalla tavalla. Informaatiosisältö koostuu osista, jotka koostuvat edelleen symboleista.

Kuva 2. Suomalainen passi 1900-luvulta

[muokkaa] Dokumentti-käsite elektronisen dokumenttien hallinnan näkökulmasta

Dokumentti-käsitteen merkitys on hämärtynyt digitaalisen median aikakaudella sähköisten viestimien ja tallennusmenetelmien yleistyessä, jolloin fyysinen tallennusväline ei sinänsä rajaa dokumentin olemusta. Tämän johdosta etenkin elektronisen dokumenttien hallinnan näkokulmasta dokumentti-käsitteen määrittelyn eteen on tehty lisätyötä eritoten 1990-luvun loppupuolella.^[3].

Elektronisten dokumenttien käyttäminen ja muokkaaminen vaatii aina jonkinlaisen tietokoneohjelman, jotta digitaalinen data saadaan ihmisen ymmärrettävissä olevaksi informaatioksi. Tämän lisäksi elektronisiin dokumentteihin itseensä voi olla upotettuna tietokoneohjelmoitua toiminnallisuutta, jolla voi olla tärkeä tai jopa välttämätön merkitys dokumentin käytettävyyden ja ymmärrettävyyden kannalta (Ks. esim. kuva 3).^[3] Elektronisten dokumenttien arkistointi onkin osoittautunut haasteelliseksi tehtäväkentäksi^[4].

Kuva 3. Elektroninen dokumentti: näkymä suomalaisen Wikipedian etusivulle Mozilla Firefox -selaimen välityksellä 3. toukokuuta 2007

[muokkaa] Dokumentti-käsite ohjelmoinnissa ja systeemityössä

Systeemityössä aikaansaatavat tietokoneohjelmat ja tietojärjestelmät kuvataan usein erityyppisten dokumenttien avulla, jotka koostettuna aikaansaavat ko. järjestelmän tai ohjelmiston dokumentaation. ^[5].

[muokkaa] Katso myös

• Arkisto
• Data
• Dokumenttien hallinta
• Informaatio
• Sisällönhallinta

[muokkaa] Lähteet

1. ↑ Weilin+Göös: Weilin+Göösin tietosanakirja 1 A-Fa, s. 346. Weilin + Göös ja Almagest Oy, 1992. ISBN 951-35-5067-2.
2. ↑ Salminen, Airi: Methodology for document analysis, Teoksessa: A. Kent (toim.), Encyclopedia of Library and Information Science, Vol. 67 (Supplement 30), s. 299-320. New York: Marcel Dekker, 2000.
3. ↑ ^{3,0 3,1} Päivärinta, Tero: A Genre-Based Approach to Developing Electronic Document Management in the Organization. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto, 2001. ISSN 1456-5390, ISBN 951-39-1076-8.
4. ↑ Dollar, C.M.: Archival Theory and Information Technologies: The Impact of Information Technologies on Archival Principles and Methods. Ancona: University of Macerata, 1992.
5. ↑ Arkistolaitos: Sähköisten tietojärjestelmien ja -aineistojen käsittely Arkistolaitos. Viitattu 4. toukokuuta 2007.