Archiefinspectie
Uit Wikipedia, de vrije encyclopedie
Archiefinspectie is een inspectievorm die zich richt op de archieven en de documentaire informatiehuishouding van een organisatie. In de meeste gevallen gaat het om een overheidsorganisatie of een organisatie, bekleed met enig overheidsgezag.
Inhoud |
[bewerk] Archiefinspectie (Nederland)
Nederland kent drie lagen van archiefinspectie, alle gericht op archieven van de overheid, en hebben hun grondslag in de Archiefwet 1995.
[bewerk] Erfgoedinspectie, sector Archieven
Voormalige Rijksarchiefinspectie (RAI).
Op basis van artikel 25a van de Archiefwet 1995 houdt de sector Archieven van de Erfgoedinspectie toezicht op de vorming en op het beheer en behoud van de archieven van de centrale overheid. De sector Archieven toetst de registratie, toegankelijkheid, veilige en duurzame opslag, selectie en vernietiging van archiefstukken. De sector inspecteert ook of de archieven die voor blijvende bewaring geselecteerd zijn, adequaat worden bewerkt en als erfgoed naar de openbare archieven worden overgebracht.
[bewerk] Provinciale Archiefinspecties
In elke provincie is een provinciaal archiefinspecteur belast met het toezicht op de archiefzorg van gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en de regionale politiekorpsen. Dit gebeurt op basis van artikel 33, 38 en 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 45 van de Politiewet 1993. De provinciale archiefinspecteur houdt daarnaast toezicht op het beheer van de dynamische archieven door de provinciale organisatie en bij gemeenten waar geen archivaris is benoemd. Grondslag is artikel 28 van de Archiefwet 1995. De provinciale archiefinspecties werken samen in het landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs (LOPAI).
[bewerk] Archiefinspectie bij gemeenten en waterschappen
Gemeenten en waterschappen kunnen overgaan tot de aanstelling van een gemeente- of waterschapsarchivaris, die dan is belast met het beheer van de oude archieven van die gemeente of dat waterschap (of van de gemeenten die zijn aangesloten bij een streekarchief of een regionaal historisch centrum).
Deze archivaris of een van zijn medewerkers is dan ook wettelijk belast met het toezicht op het beheer (artikels 32 en 37 Archiefwet 1995) van de moderne archieven die door die gemeente(n) of waterschap(pen) worden gevormd en beheerd. De gemeentearchivaris houdt ook toezicht bij de betreffende archieven van gemeenschappelijke regelingen en regiopolitie. Is in een gemeente of waterschap geen archivaris benoemd, dan neemt de provinciale archiefinspecteur de inspectietaak voor zijn rekening.
De gemeentelijke archiefinspecteurs werken samen in het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspecteurs (WGA).
[bewerk] Vormen van toezicht
De inspecties kunnen twee vormen van toezicht uitoefenen: toezicht op het beheer (of de naleving) en toezicht op de zorg. De provinciaal archiefinspecteur is de enige die beide vormen van toezicht uitoefent.
[bewerk] Toezicht op het beheer / de naleving
Hierbij gaat het om toezicht op de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. Houdt het overheidsorgaan zich aan alle bepalingen van de Archiefwet? Daarbij valt te denken aan de toegankelijkheid van archieven, materiële verzorging, veilige berging, tijdige selectie en overbrenging van archieven naar een archiefbewaarplaats.
Toezicht op de naleving komt bij alle overheidsniveau's voor.
[bewerk] Toezicht op de zorg
Hierbij gaat het om toezicht op de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. Stelt het bestuur bijvoorbeeld voldoende geld beschikbaar, is er voldoende en deskundig personeel voor het beheer van de dynamische archieven, heeft men een archivaris benoemd en is er een archiefbewaarplaats aanwezig? Alleen gedeputeerde staten van de provincies hebben in de Archiefwet deze bevoegdheid gekregen. Zij oefenen dit toezicht uit op de gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en de korpsen regiopolitie binnen de eigen provincie.
Toezicht op de zorg vergelijkbaar met andere vormen van toezicht die provincies uitoefenen op mede-overheden. Het college van gedeputeerde staten kan het dagelijks bestuur (bijvoorbeeld een college van burgemeester en wethouders) aanspreken op zijn bestuurlijke verantwoordelijkheden. Namens het college van gedeputeerde staten is de provinciale archiefinspecteur belast met het feitelijke toezicht.
[bewerk] Toetsingskader
De archiefinspecties in Nederland hebben één gezamenlijk toetsingskader, bestaande uit drie Ministeriële Regelingen:
- Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (ex. artikel 11 van het Archiefbesluit)
- Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (ex. artikel 12 van het Archiefbesluit)
- Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (ex. artikel 13 van het Archiefbesluit)
Daarnaast kan gebruik gemaakt worden van verschillende regels, modelen, kaders of normen om specifieke situaties te toesen. Zo hebben de Provinciale Archiefinspecties een Beleidsregel vervanging archiefbescheiden, bedoeld om te toetsen of archiefstukken die verfilmd (microfilm) of gedigitaliseerd worden (om daarna het papieren origineel te vernietigen), als nieuw - juridisch en historisch - archiefstuk gezien kunnen worden.
[bewerk] Externe links
Archiefwet 1995
Politiewet 1993
Archiefbesluit 1995
Regeling duurzaamheid archiefbescheiden
Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden
Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen
Beleidsregel vervanging archiefbescheiden LOPAI
Archiefinspecties.nl (portal voor archiefinspectie in Nederland)
Erfgoedinspectie, sector Archieven
LOPAI (landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs)
WGA (werkverband gemeentelijke archiefinspecteurs)
