Lettrage comptable
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Le lettrage comptable est une opération comptable purement technique qui a pour but de vérifier le bon règlement des factures. Il existe deux types de lettrage :
- Lettrage manuel :
Cette technique consistait à munir d'une même lettre ; les règlements ainsi que les écritures enregistrées soit au grand livre relié, sur comptes volants mécanisés ou obtenus par décalque (Système Obbo) qu'ils soldaient. Ainsi en cas de besoins, il était possible de reconnaître les écritures soldées comme d'en effectuer les pénibles relances manuelles périodiques des écritures non lettrées. (Non soldées)
- Lettrage conversationnel :
Le lettrage de qualification des écritures comptables est une invention des années 60 qui a ouvert la voie à la tenue de comptabilité sur ordinateur. Il ne ressemble en rien au lettrage comptable classique. Il a vu le jour en 1962 à la SACM de Mulhouse - France - et a été reconnu en 1965 suite au rejet d’un Cahier de Charges IBM par Gilbert Bitsch, chef de projets des travaux administratifs et comptables. Celui-ci a pu lui opposer des solutions qu'il avait déjà mises en œuvre sur tabulatrices IBM 421 - un outil mécanographique. Le cahier des charges refusé correspondait à l'état de l'art de l'époque qui ne permettait pas de tenir de comptabilité sur ordinateur. Il abolissait simplement la notion de comptes au profit d'un fichier historique sur cartes perforées interrogeable sur demande et purgé manuellement. Cette solution ne faisait donc pas de tenue de compte et ne permettait pas non plus la tenue des comptabilités auxiliaires par l’informatique. Il rendait nécessaire l'acquisition ou le maintien de machines comptables réservées à cause de leurs coûts prohibitifs aux seules grandes entreprises.
Sommaire |
[modifier] Histoire et enjeux du lettrage comptable
[modifier] Enjeux du lettrage comptable
Le lettrage comptable permet de pointer des écritures comptables afin de signaler qu'elles ont bien eté soldées par une écriture de règlement qui porte la même lettre que les factures ou les écritures de rectification ayant permi de les solder. Un compte présantant toutes les lignes d'écritures munie d'une lettre est fatalement soldé. Les écritures non lettrées matérialisent ce qui reste due par les créanciers ou à payer par l'entreprise éxaminée par les commisaires aux comptes ou par le chef comptable. Les comptes de tiers de la classe 4 du plan comptable sont les seuls comptes soumis au lettrage comptable
[modifier] Histoire du lettrage comptable
Le premier lettrage comptable informatique a été mis en application par le premier mode conversationnel de l'histoire de l'informatique à la SACM de Mulhouse. Il a permis en 1965 de réaliser le premier positionnement des détails du dernier solde d'un compte de l'histoire de la comptabilité sur une tabulatrice 421 IBM. Ce lettrage a permis la mise au rebut de la première machine comptable de l'histoire de la mécanisation de la comptabilité qui a été effectuée par une machine Boroughs dans les années vingt du XXe siècle. Celles-ci redondantes depuis l'arrivée des premières tabulatrices implantées en Grandes entreprises.
Le premier lettrage de qualification des écritures a été fait sur tabulatrice IBM 421 en 1962 pour la comptabilité auxiliaire des fournisseurs et en 1965 pour la comptabilité auxiliaire des clients et des débiteurs-créditeurs divers. Dans sa version historique de 1962 ce lettrage a consisté à :
- Codifier par un "P" (Payé) les comptes informatiques classés à la comptabilité. Ce "P" était à inscrire en face des lignes d'écritures soldées dans la colonne spécialement prévue à cet effet.
- Codifier par un "C" (à Conserver) les écritures non soldées par un règlement donné. En l'occurrence il s'agissait alors de cas litigieux qui exigeaient de garder en ligne les écritures ainsi que le règlement qui ne les soldait pas. Ce règlement du fait de son code carte, était programmé automatiquement "P" par un traitement batch. Mais dans ce cas précis, il devait être codifié « C » afin qu’il reste en ligne en vu du traitement spécial prévu.
- Relever les Ventes au comptant sur un document particulièrement prévu pour codification des éléments convenus ; assurant ainsi le solde des écritures dans une période d'enregistrement de facture non décalé par rapport au règlement.
Cette comptabilité a été rapidement portée à la SACM sur ordinateur IBM 360. Il a fallu attendre les années 70 pour qu'IBM la commercialise sous sa propre enseigne. L'invention du mode conversationnel et du lettrage de qualification a ouvert la voie à l'informatique de gestion des années 70 en donnant un marché au mini-ordinateur proposé en remplacement des machines comptables.
[modifier] Caractéristiques du lettrage comptable
[modifier] Finalisation du lettrage informatique
Le traitement informatique suivant, prévoyait à l'édition des nouvelles situations ; la transformation du "P" en "S" (= Soldé). Cette technique nouvelle permettait à la fois l'enregistrement des règlements du mois écoulé et d'éditer d'abord :
- Le relevé mensuel des comptes de créances non mouvementées.
D'éditer ensuite sur liasses en doubles exemplaires :
- Les originaux qui instauraient l’édition des ; relevés mensuel des détails du solde des tiers mouvementés. Opération manuelle, auparavant inimaginable pour la gestion financière vitale pour toute entreprise, ponctuellement réalisable mais impossible à obtenir en édition directe par les machine comptables.
- Les copies, constituant les nouveaux Comptes sur papiers forts autant que le support du mode conversationnel créé. Ces situations comptables d’écritures non soldées, caractéristique du nouvel outils de travail pour les périodes ultérieures.
- D'extraire les enregistrements "S" converti par le nouveau système en archives informatiques au moment de l'édition des balances mensuelles. Ce système évitait en toute sécurité l'extraction des opérations soldées très encombrantes dans tout système manuel ou mécanisé. Cette opération permettait aussi la constitution du fichier net à exploiter en traitement de la prévision de trésorerie comme des besoins en fond de roulement.
Résumé des difficultés surmontées qui ont ENFIN converti les ordinateurs en MACHINES COMPTABLES en Grandes entreprises, à l'encontre du : Ces machines savent tout faire, sauf de la comptabilité, prôné par les constructeurs.
Difficultés techniques surmontées avant de pouvoir positionner un compte : à savoir : - Détecter si les écritures codifiées "p" sont = à celles qui sont codifiées S par comptes avant édition des liasses. Sinon, édition du brouillon du compte pour rectifications. - Réduire à zéro l'importance capitale donnée à la tenue d'un fichier historique sous forme de fichiers de masses de cartes perforées. - Sortir automatiquement sans contestation possible de la mémoire d'un ordinateur, d'une mémoire de masse ou d'un fichier de cartes perforées ; les factures réellement payées par les règlements périodiques enregistrés sans mettre en péril la sincérité et le rapprochement des comptes. - Garder en ligne les enregistrements de règlements erronés ou partiels de factures jusqu'à la levée du litige. Factures et règlement codifiés L en informatique, à codifier "p" après règlement du litige par le comptable. - Résoudre le problème formulé par les paiements au comptant. Dans ce cas de figure, facture et règlement se trouvent dans la même période, alors que généralement les règlements ne sont au mieux pris en compte, que dans le traitement du mois suivant. - De ne traiter périodiquement que les comptes mouvementés. Cette possibilité capitale offerte par l’exploitation intelligente des capacités de l’informatique, permet au Comptable de redoubler de vigilance à l'égard des mauvais payeurs. Cette opération consiste à surveiller à part les comptes non mouvementés. À cet effet une case spéciale " DATES DE RELEVES " a été prévue sur les comptes afin d'y reporter le suivi des relances ; pour remise en contentieux et de passage aux créances douteuses et des ; à provisionner éventuellement.
Dans ces cas le client garde son N° de compte, mais les créances litigieuses de ce N° 410AAA, client ordinaire, devient le N° 411AAA des créances litigieuses pour ce même client. Astuces géniale offerte par le plan comptable, à exploiter pour un suivi sérieux des créances. De ce fait la balance des clients sera en mesure de se présenter :
410AAA montant créances ordinaires 411AAA montant créances litigieuses 412AAA montant des créances douteuses Total des créances du client AAA
Il fallait surmonter ces difficultés pour permettre aux ordinateurs de faire aussi de la comptabilité. Pour la mise en lumière des ces nouvelles possibilités en gestion offertes par Gilbert Bitsch à la gestion des Entreprises, Monsieur Louis Maillard, PDG de la SACM, à l'époque 25e exportateur Français, avait imposé la présence de Bitsch Gilbert à toutes les réunions des commissions financières.
Du fait de cette organisation, la copie de la balance des clients devient pour le DECIDEUR l'outil par lequel il sera en mesure de surveiller la bonne marche de ses AFFAIRES à l'insu des négligeants, coupables, soucieux de cacher leurs erreurs en haut lieu. Il devenait par ce nouveau moyen informatique, impossible de laisser pourrir des affaires et de perdre de la clientèle par négligences.
[modifier] Conséquences de ce premier lettrage
Il annonçait la disparition de la carte perforée et de son environnement connexe.
Il rendait caduc les garanties du CdC des constructeurs, qui assurait à lui seul la pérennisation de la carte perforée. C'était cette mémoire de masse indispensable, devenue inutile, qui à elle seule jusqu’à ce jour permettait de reconstituer l'historique des comptes, qui permettait de justifier un solde, d'éditer sur demande, après extraction manuelle, les détails d'un solde qu'il était impossible de fournir autrement.
Du jour au lendemain, il ôtait la raison de l'existence d'un pan mondial important de l'industrie de la bureautique. Les machines comptables étaient devenue obsolètes, partout ou exclusivement, elles existaient et évoluaient à l’ombre des ateliers mécanographiques ou des gros ordinateurs.
Par la capacité subite de son accès à la tenue de la comptabilité dans les Grandes entreprises, la mécanographie et l’informatique ont ouvert la voie à la mini-informatique, restée sans usage depuis 1952. Ce que savaient les gros ensembles, réservée aux 20% en mesure de rentabiliser un tel outil informatique, les mini-ordinateurs le sauraient pour 80% des opérateurs économiques exclus auparavant de l’informatique.
Ce premier lettrage conversationnel réalisé en informatique a brisé le mur dressé entre la mécanographie et l'informatique d'un côté et le marché immense des machines comptables et des facturières de l'autre. En 1962, en prenant l'initiative d'automatiser la gestion des paiements lors de l'informatisation de la Comptabilité auxiliaire des Fournisseurs, Gilbert Bitsch a mis au rebut pour redondance, la première machine comptable de l'histoire de la bureautique. De ce fait il avait violé sans le savoir un ordre établi qui revenait à bloquer l'ouverture de la Comptabilité générale à l'informatique en Grandes entreprises. Sa récompense fut un blâme de sa Direction Générale d'alors. Depuis des décennies, cette comptabilité était inféodée aux ateliers de machines comptables à introductions frontales qui représentait un marché considérable aux marques innombrables (pour plus de détails voir mécanographie).
Interdiction avait été faite à Gilbert Bitsch de rédiger à l'avenir des Cahiers des Charges touchant la Comptabilité générale. Malgré cette interdiction, en 1965, il a rejeté le Cahier des Charges imposé par le constructeur et après quelques mois de développement, a édité nuitamment à 22 heures passées, une première tenue de compte mécanographique. Celle-ci a été réalisée en présence de M. Louis Maillard P.D-G. de la SACM alors récemment nommé, qui s'était déplacé en personne pour assister à l'édition de la première comptabilité dont le résultat ne venait pas de son atelier de machines comptables. La première conséquence de cet évènement a été l'annulation du crédit de direction voté pour le renouvellement du parc des machines comptables ainsi que la reconnaissance du travail effectué par la nomination rétroactive de Gilbert Bitsch à un statut de Cadre de l'entreprise.
[modifier] Lettrage par mini- et micro-informatique
La disparition des cartes perforées au profit de saisie des données suite à la vulgarisation de la mini et micro informatique pour la comptabilité informatisée remet à l'honneur le lettrage comptable. Le principe de celui-ci est un héritage de la "Comptabilité à Papa" selon l'expression familière du milieu, pratiquée manuellement au temps du Grand livre manuel comme à l'époque du traitement de la Comptabilité générale sur machines comptable. Cependant, le résultat de ce même lettrage ne générait pas automatiquement les éléménts nécessaires à la relance mensuelle des tiers.
Aspect du premier compte lettré : voir photo ci-dessous
À l'heure de la naissance de la mécanographie, la formation des mécanographes et en principe la formation continue du personnel de celle des informaticiens par la suite, était assurée exclusivement par les constructeurs de matériels informatiques. À l’époque c’étaient eux seuls qui assuraient la formation des Opérateurs et des Chefs Opérateurs qui s'en dégageaient après avoir soumis les candidats à des tests d’aptitudes (de logique et d'intelligence) durs et intransigeants. Car, c'était à des individus de ce personnel fraîchement émoulu qu'incombait le rôle de Chefs de Projets. Ils étaient après formations chargées des analyses et des organigrammes qui permettaient la réalisation des chaînes de travail. Ils devaient procéder au montage des tableaux de connexions ainsi que des jeux d'essais qui simulaient les tâches à accomplir qui conduisaient aux résultats à obtenir par les opérateurs lors de le prise en charge mécanographique des tâches manuelles. Les résultats s'élaboraient en se servant opération par opération des différentes machines obligatoirement désignées par le rédacteur de la chaîne de travail. Les candidats étaient en principe des jeunes de formation diverses, les plus âgés avaient toujours des notions en radiophonies ou en dépannages radio. Rares étaient les gestionnaires à l'exception de quelques jeunes aides-comptables sans grande formation théorique ni de sérieuse expérience du métier. Gilbert Bitsch fut le seul administratif et comptable professionnel de sa génération à avoir passé les tests avec succès. Ses confrères Chefs de Projets de ce fait étaient tous des transfuges d'autres professions ou activités. Ils étaient surtout dépourvus de formation comptable pratique comme de gestion pratique en Grandes Entreprises. Il ne faut pas perdre de vue l'image que se faisait à juste titre le monde de la profession comptable en entreprises à cette époque. C'était à juste titre la caricature du parfait "rond de cuir" qui avait à sa disposition un atelier bourdonnant de précieuses et onéreuses machines comptables pour sortir lamentablement un résultat à J+45, des renseignements, des documents, qui n'avaient plus rien à voir en gestion.
De 1965 à 1972 la SACM de Mulhouse et la SDM de Masevaux ont été les seuls utilisateurs du lettrage informatique appliqué par ce nouveau mode conversationnel inédit en applications comptables informatisées. Faut-il le rappeler, invention qui a value la nomination au grade de cadre, grade de la hiérarchie salariale du monde capitalistique, généralement réservée aux ingénieurs issus des grandes écoles. Promotion comparable au caporal qui passe officier, au grade de Lieutenant du jour au lendemain. C'était un événement qui remontait au premier empire. Ce genre de promotion à l'égard de gens de ma qualité ne se passait qu'au temps de Napoléon Bonaparte ou ne s'acquérait qu'à l'ancienneté après 35 années de dévouement au monde des différent secteurs de l’économie. Cette reconnaissance intérieure spectaculaire n'a nullement incité Big Blue à s'en occuper pour sa répercussion auprès de ses clients équipés d'ordinateurs. C'est ici que se développe la raison ou en entrée l'auteur accuse IBM de félonie et de plagiat de son CdC. La Cie IBM a été le IIIe utilisateur du lettrage informatique d’abord pour la comptabilité de son Siège à Paris et pour IBM monde ensuite. Imaginons un instant le choc que cette nouvelle a dû produire auprès de ceux qui croyaient détenir le monopole de la gestion comptable. Tout un monde qui n'était pas celui de la SACM était encore organisé autour du fameux : - Ces machines savent tout faire sauf de la comptabilité en Grandes Entreprises. Ce monde risquait subitement de s'écrouler par la faute d'un petit opérateur sur tabulatrice. Si cette nouvelle se répandait, du jour au lendemain en utilisant le logiciel de ce rien du tout, toutes les machines comptables au monde seraient obsolètes, redondantes et inutiles. L'enjeu était considérable ! Le monde de la gestion se trouvait au seuil d'une révolution et celui du pan de l'industrie mondiale des machines de gestion, au seuil d'une catastrophe dont il est utile de se pencher pour en entrevoir les conséquences. Par exemple : Avec son équipement vétuste de 5 machines comptables NCR de la deuxième génération, la SACM se voyait obligée de moderniser. Le Conseil d'Administration avait déjà voté le crédit de 2.000 KFF destiné au renouvellement de son parc de machines comptables de troisième génération, celles-ci équipées de lecteurs de comptes à bandes magnétiques ainsi que de lecteurs de cartes perforées. Combien d'entreprises et d'administrations dans le monde se trouvaient au même point ? Il était inimaginable du côté des constructeurs, que quelqu'un vienne claironner au monde économique, qu'il existait un logiciel révolutionnaire, révélateur des détails du dernier solde des comptes permettant aux utilisateurs de tabulatrices et d'ordinateurs de mettre presque instantanément au rebut les Machines Comptables toute catégorie dont ils étaient les utilisateurs exclusifs. Il fallait absolument empêcher que cette nouvelle soit communiquée et que les utilisateurs potentiels soient informés. Si non, qu'est ce que deviendraient :
- Les études en cours
- Les prototypes lancés
- Les commandes en cours
- Les usinages en cours
- Les stocks de machines complètes et de pièces de rechanges
- Les usines et le personnel toutes catégories des constructeurs
- Les revendeurs
La réflexion, au sujet de cette catastrophe en mesure de se présenter aux constructeurs de machines comptables, se matérialiserait du côté des utilisateurs de mon logiciel par la révolution de l'informatique ainsi que de celle de la gestion des Grandes Entreprises tenue sous le carcan artisanal de ces machines comptables, elles, hautement industrielles et sur le plan technique au niveau des ordinateurs.
Il fallait à tout prix, en donnant le change, éviter cette catastrophe annoncée en 1962 à la SACM de Mulhouse. La mystification était en train de se réaliser chez les clients informatiques d'IBM.
Les "Comptes" des autres Entreprises en circulation n'étaient en réalité que des relevés mensuels de factures déguisés sous forme de comptes. La manière de donner cette apparence à des états informatisés, ne posait aucune difficulté et encore moins d'intérêt de gestion à l'usage des destinataires. Jusqu'à l'intervention M. Worgagne, Chef du Service Financier à la SACM au sujet de la présentation de mon compte, mon agressivité envers tous les déguisements en extraits réels de soldes de fin de mois, était sans bornes.
Pour cette raison, mes extraits de relevés mensuels comportaient une colonne de chiffres supplémentaires. Cette colonne était réservée à l'étalage de la possibilité de pouvoir fournir les détails du solde précédent. Ailleurs, les extraits n'étaient que des listes de facture mensuelles qui présentaient schématiquement cette colonne en moins. Sur mon relevé mensuel, celle-ci mettait en évidence les détails du solde précédent que nulle machines et nulles informaticiens au monde étaient à ce jour en mesure de fournir instantanément. C'était enfin la révolution tant attendu par tous les décideurs qui investissaient des sommes considérables sans jamais avoir été témoin de l'abandon de la comptabilité à Papa déjà tant de fois abandonnées.
La clef du mystère
C'était une autre colonne non apparente sur le relevé mensuel qui permettait a sa copie, aux comptes de jouer le rôle de vecteur du mode conversationnel. C'était son contenu uniquement qui déclenchait par programmation le rouage des opérations de techniques comptables codifiées dans cette colonne qui mettait enfin au rebut les machines comptables qui glorifiaient de trop longue date, sans raison valable la disparition de la comptabilité de papa. L'ébauche suivante illustre le schéma du premier relevé mensuel mis en circulation en 1965 :
Les codes de la colonne « S et/où L » ci-dessus est la traduction par programme des codes "p" pour payée et "l" pour litige, ils étaient ceux indiqués par les comptables dans la colonne spécialement réservée sur les comptes support du mode conversationnel qui se traduisaient par programme en "S" pour soldé et en "C" à conserver sur les extraits mensuels destinés aux clients.
En 1965, personne au monde n'était en mesure de produire un extrait mensuel de cette nature sur tabulatrice ou par ordinateur. La colonne "Détails du solde précédent" était instaurée intentionnellement dans le dessein de montrer à tous les destinataires de nos extraits que la comptabilité de papa avait bien vécu. C'est la présence de cette colonne sur nos états qui devait être très gênant pour certains. Car des velléités antagonique ne manquèrent pas de se s'extérioriser.
