Eigenbeleg

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Ein Eigenbeleg ist ein Ersatz für eine Rechnung bzw. Quittung.

Grundsätzlich gilt im Steuerrecht, dass berufliche oder betriebliche Aufwendungen nachgewiesen werden müssen (§ 97 Abgabenordnung). Ohne Belege in Form von Rechnungen und Quittungen erfolgt kein Abzug. Nur bei Pauschalen entfällt diese Nachweispflicht. Deshalb lautet ein Grundsatz der Buchhaltung: "Keine Buchung ohne Beleg". In Fällen, in denen es für einen Geschäftsvorfall keinen Beleg gibt oder der Beleg verloren gegangen ist, muss daher ersatzweise ein sogenannter Eigenbeleg erstellt werden. Vorausgesetzt, die Ausgaben sind betrieblich oder beruflich notwendig und der Höhe nach glaubhaft, muss das Finanzamt diese Eigenbelege anerkennen.

Ist der Eigenbeleg bei verloren gegangenen Quittungen nur eine Notlösung, die ein Ausnahmefall bleiben muss, soll die Ausgabe vom Finanzamt anerkannt werden, so stellt er bei kleinen Ausgaben des täglichen Lebens und der Nutzung von (Münz-)Automaten (Telefon, Kopierer, Parkuhr, Porto) oder bei Trinkgeldern eine durchaus übliche und erlaubte Geschäftspraxis dar.

Ein korrekter Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:

Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
Art der Aufwendung, z. B.: "Trinkgeld, siehe Restaurantbeleg" oder "Farbpatrone XY"
Datum der Aufwendung
Kosten (Gesamtpreis, ggf. Einzelpreis pro Stück sowie Umsatzsteuersatz)
Beleg für die Höhe des Preises (soweit möglich, zum Beispiel durch Preisliste)
Grund für den Eigenbeleg (z. B. Verlust, Diebstahl oder "nicht quittiertes Trinkgeld", "Benutzung eines Automaten, der keinen Beleg erstellt")
Datum und eigene Unterschrift

Ein Abzug der Vorsteuer ist bei Eigenbelegen allerdings generell nicht möglich. Dafür ist nach § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine ordentliche Rechnung gemäß § 14 UStG unerlässlich. Das Buchen des gesamten Bruttobetrags als Aufwand ist aber zulässig.