Betriebliche Planung
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In der Vergangenheit ist in der betriebswirtschaftlichen Forschung und Lehre eine Vielzahl von verschiedenen Definitionen des Begriffs der Betrieblichen Planung entstanden. Auf eine Wiedergabe dieser Begriffsbestimmungen wird hier verzichtet. Es soll vielmehr dargestellt werden, was im Einzelnen dem Planungsbegriff zugeordnet wird, um die Grundlagen für den systematischen Aufbau der betrieblichen Planung und deren Funktion innerhalb des Controllings zu liefern.
Der Planungsbegriff lässt sich vor allem durch die folgenden zwei Merkmale charakterisieren:
- die Zukunftsbezogenheit der planerischen Tätigkeit und
- die Zielorientiertheit aller Planungssysteme.
„Die Planung soll den zukünftigen Ablauf betrieblicher Prozesse so regeln, dass die gesetzten Ziele der Unternehmung erreicht werden“.
Planung bedeutet also das Treffen von Entscheidungen, die in die Zukunft gerichtet sind und durch die der betriebliche Prozessablauf im Unternehmen als Ganzes und in allen seinen Teilbereichen festgelegt wird. Entscheidungen werden nicht nur aufgrund systematischer gedanklicher Vorbereitung getroffen, sondern sie erfolgen auch intuitiv aus einer Augenblickssituation heraus. Somit können die Begriffe Planung und Entscheidung nicht synonym verwendet werden. „Planen ist solches Entscheiden, das nicht auf Improvisation beruht.“
Das Merkmal der Zielorientiertheit ergibt sich zwangsläufig aus dem Wesen der Planung. Sie darf nie Selbstzweck sein, sondern sie ist das Mittel zur optimalen Erreichung der Unternehmensziele. Bei der Planung sollte jedoch genügend Spielraum für Improvisation vorhanden sein, um eine bestmögliche Anpassung an etwaige, bei der Planerstellung unberücksichtigte oder falsch eingeschätzte Entwicklungen zu ermöglichen. Bei der Planung ist somit ein Kompromiss zwischen Zielorientiertheit und größtmöglicher Anpassungsfähigkeit notwendig.
Aus der Zukunftsbezogenheit der Planung resultiert eines der Hauptprobleme der Planungstätigkeit. Die Vorbereitung auf das zukünftige Geschehen ist ohne zweckorientierte Informationen nicht möglich.
[Bearbeiten] Phasen des Planungsprozesses
Die Gesamtheit aller sach- und zeitorientierten Maßnahmen und Aktivitäten (Planungsphasen) innerhalb einer Planung wird als Planungsprozess bezeichnet. Der Planungsprozess ist ein permanenter Vorgang, dessen Dynamik der zielgerichteten Weiterentwicklung dient. Die Dynamik des Planungsprozesses ist gekennzeichnet durch die Rückkopplungsvorgänge zwischen und innerhalb einzelner Planungsschritte.
Eine Planungsphase umfasst einen Komplex von sachlogisch verwandten Aktivitäten, der aus dem gesamten Komplex der Planungsaktivitäten isoliert werden kann. Ein festes Schema zur Einteilung des Planungsprozesses in Planungsphasen kann nicht beschrieben werden, da eine Einteilung vom sachlogischen Zusammenhang der Planungsobjekte abhängt.
Ohne auf die Einteilungskriterien einzugehen, wird im Folgenden von einer Gliederung in drei Phasen ausgegangen:
- Informationsverarbeitung
- Maßnahmen- und Ressourcenplanung
- Entscheidung
Die genannte Phasenfolge beschreibt lediglich einen Grundablauf der Planung, der von Rückkopplungen überlagert wird.
Im Rahmen der Informationsverarbeitung werden sämtliche relevanten Daten gesichtet und im Hinblick auf die anschließende Maßnahmen- und Ressourcenplanung aufbereitet. Hierbei sollen neben Analyse- und Prognoseinformationen auch Informationen zur Früherkennung verarbeitet werden, die sich auf latente Entwicklungen beziehen und die Möglichkeit eröffnen, Chancen und Risiken frühzeitig zu erkennen, um Neuplanungen zu veranlassen oder bereits bestehende Pläne auf die signalisierte Situation neu auszurichten. Wird systematische Planung betrieben, entstehen Informationen über die Situation automatisch aus der Kontrolle früherer Planungen, in dem Abweichungen zwischen Plan und Realisierung aufgedeckt werden. Aufgrund der Ausrichtung jeder Planung in die Zukunft müssen auch die Erwartungen geschätzt werden. Die damit verbundenen Unsicherheiten und Risiken sind desto größer, je unvollkommener die Informationen sind.
Im Rahmen der Maßnahmen- und Ressourcenplanung werden auf Basis der gewonnenen Informationen alternative Handlungsmöglichkeiten ausgearbeitet und inhaltlich konkretisiert. Als Grundlage für die abschließend zu treffende Entscheidung werden die Alternativen im Hinblick auf ihre Zielerfüllungsbeiträge bewertet. Diese Bewertung wird umso schwieriger, je längerfristig die Planung angelegt ist, da im Regelfall die Umweltzustände mit wachsendem zeitlichen Abstand ungewisser werden.
Planung beinhaltet nicht nur Entscheidungsvorbereitung, sondern auch die abschließende Entscheidung selbst, die einen der Alternativpläne für verbindlich erklärt. Die Entscheidung gibt ein Soll vor, dessen Verwirklichung im Rahmen der Ausführung anhand von Soll-Ist-Vergleichen kontrolliert werden kann. Wegen der ungewissen Umweltzustände sind Entscheidungen bei langfristigen Planungen nicht endgültig, sondern sie werden bei Veränderungen interner und externer Bedingungen revidiert.
[Bearbeiten] Planung und Prognose
Die Zukunftsbezogenheit als Merkmal jeder Planungstätigkeit sowie das daraus resultierende Problem unsicherer Informationen wurden bereits angesprochen.
Entscheidungen des Planungsprozesses müssen auf der Grundlage prognostizierter Erwartungswerte getroffen werden, da sicheres Wissen über die Zukunftsentwicklung fehlt. Prognosen stellen Daten zur Lösung eines Entscheidungsproblems zur Verfügung und schaffen damit die Möglichkeit, trotz unvollständiger Information, Aussagen über die Entwicklung und den Verlauf zukünftiger Prozesse und Umweltdaten zu machen. Sie sind somit für die Planung ein unerlässliches Hilfsmittel.
Es darf bei der Prognose jedoch zu keinem zu starken Verlassen auf Erfahrungen und Extrapolationen der Vergangenheit kommen, sondern es bedarf vielmehr einer scharfen Beobachtung der gegenwärtigen Umwelt sowie der Erarbeitung von Folgerungen im Hinblick auf die eigenen Chancen.
[Bearbeiten] Planung und Kontrolle
Zwischen Planung und Kontrolle besteht ein enger Zusammenhang. Aus der Zielbezogenheit der Planung ergibt sich zwangsläufig die Erfordernis der Kontrolle. Es wäre wenig sinnig, Alternativen zur Erfüllung der Unternehmensziele zu planen, ohne nachfolgend festzustellen, ob und in welchem Umfang die Ziele auch tatsächlich erreicht wurden.
Die Kontrolle bildet aber nur die Vorstufe für eine intensive Analyse der Ursachen von Abweichungen. Entstehen aus der Abweichungsanalyse unmittelbar Gegensteuerungsmaßnahmen, dann liegt ein Controlling-System vor.
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